GUÍA PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS EN PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PARA TITULARES
Este documento es una guía para los usuarios de POOL para ejercer sus derechos en el marco de la normativa vigente en protección de datos personales en el Ecuador.
TERMINOLOGÍA
● Solicitante: Persona natural que ejerce sus derechos sobre sus datos personales, ya sea como titular de la información o a través de un representante legal debidamente autorizado.
● Responsable: persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo, que solo o conjuntamente con otros decide sobre la finalidad y el tratamiento de datos personales. En el presente caso, POOLCOMMUNITY S.A.S.
● Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo que solo o conjuntamente con otros trate datos personales a nombre y por cuenta de un responsable de tratamiento de datos personales. En el presente caso, son los colaboradores internos y externos de POOLCOMMUNITY S.A.S.
● Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales.
● Solicitud de ejercicio de derechos de datos personales: Es el formato único mediante el cual el titular o su representante puede solicitar la aplicación de cualquiera de los siguientes derechos:
❖ Acceso: Obtener información sobre el tratamiento de sus datos y acceder a ellos.
❖ Rectificación y actualización: Modificar datos inexactos o desactualizados.
❖ Supresión (eliminación): Solicitar la eliminación de datos cuando ya no sean necesarios.
❖ Oposición: Negarse al tratamiento de datos en determinadas circunstancias.
❖ Portabilidad: Obtener sus datos en un formato estructurado y reutilizable.
❖ Suspensión del tratamiento: Exigir la limitación del uso de sus datos personales.
❖ No ser objeto de decisiones automatizadas: Evitar ser evaluado exclusivamente por algoritmos sin intervención humana.
● DPD (Delegado de Protección de Datos): Persona designada por el responsable del tratamiento para asesorar, supervisar y garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos dentro de una organización, así como para gestionar y responder a las solicitudes de los titulares.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
De conformidad con la normativa vigente, los titulares de datos personales pueden ejercer los siguientes derechos:
1. Derecho de Acceso: El titular tiene el derecho de obtener confirmación sobre si sus datos personales están siendo tratados, acceder a dichos datos y conocer la finalidad de su tratamiento, las categorías de datos involucradas, los destinatarios o terceros con quienes se han compartido y, en su caso, el período de conservación previsto.
2. Derecho de Rectificación y Actualización: El titular puede solicitar la corrección o actualización de sus datos personales cuando sean inexactos, incompletos o desactualizados.
3. Derecho de Supresión (Cancelación o Eliminación): El titular puede requerir la eliminación de sus datos cuando:
● La información ya no sea necesaria para la finalidad con la que fue recopilada.
● Se haya tratado de manera ilícita.
● Se haya revocado su consentimiento sin que exista otra base legal para el tratamiento.
4. Derecho de Oposición: El titular puede oponerse al tratamiento de sus datos cuando existan motivos legítimos y fundados relacionados con su situación particular, salvo que el responsable del tratamiento acredite razones imperiosas que prevalezcan sobre los intereses, derechos y libertades del titular.
5. Derecho a la Portabilidad de los Datos: El titular tiene derecho a recibir sus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a solicitar su transmisión a otro responsable del tratamiento sin impedimentos.
6. Derecho a la Suspensión del Tratamiento: El titular puede solicitar la limitación del tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias, como cuando impugne la exactitud de la información o requiera su conservación para la formulación de reclamos o defensa de derechos.
7. Derecho a No Ser Objeto de Decisiones Automatizadas: El titular tiene derecho a no ser sometido a decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos, incluyendo la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos sobre él o le afecten significativamente.
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS
➔ Presentación de la solicitud
El titular o su representante legal deberá presentar una solicitud formal ante el responsable del tratamiento de datos personales, la cual debe contener los siguientes elementos:
A. Datos del titular: Nombre completo, número de identificación y, de ser el caso, datos del representante legal.
B. Descripción del derecho que se desea ejercer: Se debe indicar claramente el derecho que se pretende hacer valer y la información específica que se desea acceder, corregir, eliminar, limitar, o transferir.
C. Datos de contacto: Dirección física o electrónica donde el titular desea recibir la respuesta.
D. Documentos de respaldo: Copia del documento de identidad y, en caso de ser necesario, poder de representación legal.
La solicitud deberá ser remitida mediante correo electrónico a la dirección hola@soypool.com, asegurando que en dicho envío se adjunten todos los documentos requeridos de manera completa y legible. El responsable del tratamiento atenderá la solicitud en un plazo de 15 días hábiles, contados desde la recepción de la misma. Este plazo podrá extenderse por 15 días adicionales en casos debidamente justificados, notificando previamente al titular sobre dicha prórroga. La respuesta podrá ser remitida por medios electrónicos o físicos, garantizando que la información proporcionada sea clara y comprensible.
