POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE POOLCOMMUNITY S.A.S.

Última actualización: julio de 2026

1. Responsable del Tratamiento

POOLCOMMUNITY S.A.S., con Registro Único de Contribuyentes (RUC) 1793211537001 (en adelante, «POOL»), es el Responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de su plataforma digital.

POOL recopila los datos personales directamente de los usuarios al momento de su registro y uso de la plataforma, y es quien determina las finalidades y los medios del tratamiento. POOL es, asimismo, titular de la base de datos y de los resultados analíticos, estadísticos y agregados derivados de dicho tratamiento.

Contacto del Responsable:

Correo electrónico: info@soypool.com
Teléfono: 098 305 2516

2. Alcance y aceptación

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales de personas naturales que utilizan la plataforma digital de POOL (aplicación móvil, sitio web y módulos asociados), en conformidad con la LOPDP y demás normativa vigente en el Ecuador.

Al registrarse y utilizar la plataforma, el titular declara haber sido informado y otorga, cuando corresponda, su consentimiento libre, específico, informado e inequívoco para el tratamiento de sus datos conforme a esta Política. El consentimiento no se obtiene por omisión, casillas premarcadas ni como condición para servicios no relacionados.

3. Definiciones

LOPDP: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador (R.O. Suplemento 459, 26 de mayo de 2021) y su Reglamento.
Responsable del tratamiento: POOL, quien determina las finalidades y medios del tratamiento.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta y bajo instrucciones de POOL (p. ej., proveedores tecnológicos).
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, consulta, transmisión, supresión, entre otras).
Datos personales: información que identifica o hace identificable, directa o indirectamente, a una persona natural.
Datos sensibles / categorías especiales: datos que requieren protección reforzada conforme a la LOPDP (p. ej., datos de geolocalización precisa y datos asociados a situaciones de emergencia, en la medida en que revelen información protegida).
Institución: entidad de educación superior, o una parte de ella, cuya comunidad utiliza la plataforma y que accede, a través del software de POOL y en calidad de usuario autorizado, a herramientas de analítica y comunicación. El término comprende cualquiera de las siguientes modalidades: (i) un gobierno o federación estudiantil; (ii) un departamento, facultad o unidad específica dentro de la universidad; o (iii) la institución de educación superior en su conjunto. En todas las modalidades, la Institución no determina las finalidades ni los medios del tratamiento y no actúa como Responsable ni como Encargado.
Plataforma: sitio web, aplicación web y aplicación móvil operados por POOL.

4. Datos personales que recopilamos

POOL puede recopilar y tratar las siguientes categorías de datos, según las funcionalidades que el usuario utilice:

Datos de identificación y contacto: nombre completo, correo electrónico personal y/o institucional, número de teléfono.
Datos académicos/institucionales: institución a la que pertenece y datos de vinculación con la comunidad universitaria (dominio de correo institucional).
Datos de cuenta: credenciales y configuración de perfil, incluida la imagen de perfil (propia o proveniente de la cuenta de Google/Apple utilizada para el inicio de sesión).
Datos de vehículo (viajes compartidos): modelo y placa del vehículo.
Datos de geolocalización: ubicación en tiempo real durante el uso de la funcionalidad de viajes compartidos y ubicación asociada al uso de otras funcionalidades que lo requieran.
Datos asociados al botón de emergencia: ubicación e información de la alerta generada por el usuario al activar el botón de emergencia, con el fin de brindar una respuesta oportuna.
Datos de transacciones e interacciones comerciales: información derivada del uso del marketplace, promociones, servicios, arriendos y eventos.
Contenido generado por el usuario: publicaciones, reseñas, respuestas a encuestas, mensajes y demás contenido compartido en la plataforma.
Datos de uso, comportamiento y dispositivo: registros de actividad, identificadores de dispositivo, datos de sesión, así como mapas de calor y grabaciones de sesión generados mediante herramientas de analítica, empleados para la operación, la seguridad y la mejora del servicio.

5. Finalidades del tratamiento

POOL trata los datos personales para las siguientes finalidades:

Registro y prestación del servicio: acceso, validación de identidad mediante correo institucional, y funcionamiento de las verticales de la plataforma (viajes compartidos, marketplace, promociones, servicios, arriendos, eventos, encuestas).
Seguridad y respuesta a emergencias: operación del botón de emergencia y de mecanismos de seguridad de la comunidad.
Analítica e insights institucionales: generación de estadísticas y analítica agregada y/o anonimizada sobre el comportamiento de la comunidad, puesta a disposición de las Instituciones para su gestión y toma de decisiones (ver sección 6).
Comunicación con la comunidad: envío de avisos, notificaciones, actualizaciones y comunicaciones institucionales.
Publicidad, beneficios y comunicaciones comerciales: presentación de convenios, beneficios, descuentos y promociones de POOL, sus Sponsors y Aliados a la comunidad universitaria, tanto mediante su exhibición dentro de la Plataforma como mediante el envío de comunicaciones publicitarias por correo electrónico, notificaciones push y/o servicios de mensajería a los datos de contacto facilitados por el titular. Dichas comunicaciones son remitidas directamente por POOL, sin que ello implique la entrega, cesión ni transferencia de datos personales del titular a los Sponsors y Aliados. El titular podrá oponerse en cualquier momento al tratamiento con fines de publicidad directa y revocar su consentimiento, conforme a la sección 15.
Mejora del servicio: desarrollo, prueba y optimización de la plataforma, incluidas funcionalidades basadas en analítica e inteligencia artificial, aplicando salvaguardas y, cuando corresponda, datos anonimizados.
Cumplimiento legal: atención de obligaciones legales, regulatorias y requerimientos de autoridad competente.

6. Modelo de acceso de las Instituciones

POOL es el único Responsable del tratamiento. Las Instituciones no recopilan datos, no determinan finalidades ni medios y no asumen el rol de Responsable ni de Encargado. Su participación se limita a utilizar, en calidad de usuarios autorizados, el software de POOL para:

Visualizar analítica e insights sobre su comunidad, entregados de forma agregada y/o anonimizada; y
Comunicarse con su comunidad a través de las herramientas de la plataforma.

En determinados módulos operativos (por ejemplo, gestión de usuarios, reportes de la comunidad y botón de emergencia), el personal autorizado de la Institución puede acceder a datos identificables estrictamente necesarios para la finalidad correspondiente. En tales casos, dicho personal actúa dentro de la plataforma de POOL, bajo el control de POOL y sujeto a obligaciones de confidencialidad y uso aceptable, sin que ello convierta a la Institución en Responsable o Encargado del tratamiento.

El usuario queda informado y acepta que, al pertenecer a una comunidad universitaria dentro de la plataforma, determinados datos y/o analítica derivada de su actividad podrán ser puestos a disposición de su Institución para las finalidades descritas en esta Política.

7. Bases legales para el tratamiento

Consentimiento libre, específico, informado e inequívoco del titular. Para datos sensibles, el consentimiento será expreso, específico y verificable.
Ejecución de relación contractual o precontractual entre POOL y el titular.
Cumplimiento de obligación legal aplicable a POOL.
Interés legítimo de POOL para fines como seguridad, prevención de fraude, mejora del servicio y analítica, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades del titular.

8. Datos sensibles y tratamientos de alto riesgo

POOL reconoce que ciertos tratamientos —en particular la geolocalización en tiempo real y los datos asociados al botón de emergencia— pueden implicar un mayor riesgo para los derechos del titular. Para estos casos, POOL:

Recaba el consentimiento reforzado que corresponda y limita el tratamiento a la finalidad específica;
Aplica medidas de seguridad adicionales; y
Realiza, cuando corresponda, una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) conforme a la LOPDP.
9. Menores de edad

La plataforma está dirigida exclusivamente a personas mayores de 18 años. POOL no recopila de forma intencionada datos personales de menores de 18 años. Si POOL identifica, o es notificado, de que un usuario es menor de 18 años, procederá a eliminar su cuenta y los datos personales asociados sin dilación. Al registrarse y utilizar la plataforma, el usuario declara ser mayor de 18 años.

10. Destinatarios, Encargados del tratamiento y transferencias internacionales

Los datos personales podrán ser tratados por los siguientes Encargados del tratamiento / proveedores tecnológicos, que actúan por cuenta y bajo instrucciones de POOL y sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad:

Proveedor	Función
Microsoft Azure (App Service, Web PubSub, Blob Storage)	Alojamiento del backend, comunicación en tiempo real y almacenamiento de imágenes y archivos
MongoDB Atlas	Base de datos operacional y analítica (servicio gestionado en la nube)
Vercel	Alojamiento del dashboard web de analíticas
Firebase (Google)	Autenticación (inicio de sesión con Google y Apple) y notificaciones push (FCM)
SendGrid	Envío de correos transaccionales y códigos de un solo uso (OTP)
Google Analytics 4	Métricas de uso y comportamiento de la plataforma
Microsoft Clarity	Mapas de calor y grabaciones de sesión
Apple App Store / Google Play	Distribución de la aplicación móvil

Los datos también podrán comunicarse a autoridades competentes cuando lo exija la normativa aplicable.

Transferencias internacionales. Algunos de los proveedores anteriores tratan datos fuera del territorio ecuatoriano. En dichos casos, POOL garantizará un nivel adecuado de protección mediante los mecanismos previstos en la LOPDP y su Reglamento (por ejemplo, cláusulas contractuales u otras garantías apropiadas). POOL mantiene actualizada la relación de Encargados/subprocesadores y podrá modificarla conforme evolucione la plataforma.

11. Publicidad y no venta de datos

POOL no vende datos personales de los usuarios.
La analítica que se entrega a las Instituciones es agregada y/o anonimizada y no implica la cesión de datos personales identificables de estudiantes a Sponsors, Aliados o terceros con fines comerciales.
La publicidad comprende tanto la exhibición de promociones dentro de la Plataforma como el envío de comunicaciones publicitarias conforme a la sección 5.5, remitidas directamente por POOL.

12. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán mientras la cuenta del usuario permanezca activa. Una vez cerrada la cuenta o transcurrido un período de inactividad, los datos personales se anonimizarán o suprimirán en un plazo máximo de doce (12) meses, salvo aquellos que POOL deba conservar por un período mayor para cumplir obligaciones legales, tributarias o contables aplicables. Cumplida la finalidad, los datos serán anonimizados, suprimidos o bloqueados conforme a la normativa vigente.

13. Medidas de seguridad

POOL implementa medidas técnicas, organizativas, administrativas y legales orientadas a garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los datos, incluyendo, según corresponda: control de accesos por roles, cifrado en tránsito y en reposo, registro de actividades, minimización de datos y evaluaciones periódicas de riesgo.

14. Notificación de vulneraciones de seguridad (brechas)

En caso de una vulneración de seguridad que afecte datos personales, POOL notificará a la Superintendencia de Protección de Datos Personales —y, cuando corresponda, a otras autoridades competentes— sin dilación indebida y dentro del plazo previsto por la LOPDP y su Reglamento. Cuando la vulneración entrañe un alto riesgo para los derechos del titular, POOL también notificará a los titulares afectados.

15. Derechos del titular

El titular puede ejercer, en cualquier momento y de forma gratuita, sus derechos reconocidos por la LOPDP:

Acceso, rectificación, actualización, eliminación (supresión), oposición, limitación del tratamiento y portabilidad.
Revocación del consentimiento, sin afectar la licitud del tratamiento previo.
Oposición al tratamiento con fines de publicidad directa y a la elaboración de perfiles.
No ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente.

Cómo ejercerlos: escribiendo a info@soypool.com o mediante la Guía para el ejercicio de derechos. POOL responderá dentro del plazo legal de quince (15) días hábiles, prorrogable por diez (10) días hábiles adicionales en casos complejos, notificando al titular.

16. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

POOL utiliza, o podrá utilizar, tratamientos automatizados y elaboración de perfiles (por ejemplo, para recomendaciones, personalización, segmentación o analítica basada en inteligencia artificial). En todo caso, POOL no adopta decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre el titular o le afecten de manera significativa. Al realizar estos tratamientos, POOL aplica salvaguardas apropiadas, informa al titular sobre la lógica general involucrada cuando corresponda y respeta su derecho a oponerse y a no quedar sujeto a decisiones únicamente automatizadas con efectos significativos.

17. Delegado de Protección de Datos (DPD)

POOL ha designado como Delegado de Protección de Datos a su Gerente General, quien supervisa el cumplimiento de la LOPDP y actúa como punto de contacto con la Superintendencia de Protección de Datos Personales y los titulares.

Contacto del DPD: info@soypool.com

18. Modificaciones a esta Política

POOL podrá modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios se publicarán en la plataforma indicando la fecha de última actualización. Se recomienda al titular revisarla periódicamente.

19. Ley aplicable y jurisdicción

Esta Política se rige por las leyes de la República del Ecuador. Cualquier controversia se someterá a los órganos y tribunales competentes del Ecuador, así como, en materia de protección de datos, a la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

20. Contacto

Correo electrónico: info@soypool.com
Teléfono: 098 305 2516
Sitio web: https://soypool.com/